POLITICA DE PROTECCION DE DATOS DEL CENTRO DE CONCILIACION Y ARBITRAJE COLOMBIA RESPONSABLE “ACONCILIARYA”

INTRODUCCION:

EL CENTRO DE CONCILIACION Y ARBITRAJE COLOMBIA RESPEONSABLE DE LA FUNDACION COLOMBIA RESPONSABLE SIN FRONTERAS identificada con el NIT: 901.207.008-7, quien establece la política para formalizar el tratamiento y la protección de todos los datos personales que se encuentran en las bases de datos que recolecte, lo anterior conforme a los lineamientos señalados en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás disposiciones reglamentarias.

DEFINICIONES:

La política promueva una cultura de transparencia y confianza, permitiendo a todos los que interactúan con el Centro de Conciliación, comprendan y ejerzan sus derechos de protección de datos. Su privacidad es importante para nosotros y estamos comprometidos a protegerla

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, y dada la naturaleza jurídica de la persona jurídica y su objeto social, se tienen las siguientes definiciones:

1. a) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2. b) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
3. c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
4. d) Titular: Persona Natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
5. e) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
6. f) Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
7. g) Datos sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
8. h) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

PRINCIPIOS:

1. a) Principio de legalidad: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
3. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, ‘ expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
6. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

MARCO NORMATIVO:

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010

Decreto Reglamentario 1377 de 2013

Ley 2220 del año 2022

Decreto 042 del año 2026

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR:

El CENTRO DE CONCILIACION Y ARBITRAJE COLOMBIA RESPONSABLE, solicitará al titular de los datos su consentimiento libre, para el tratamiento de los mismos dentro de los tramites conciliatorios, arbitrales o de capacitación, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública.
2. Casos de urgencia médica o sanitaria.
3. Tratamiento de información autorizado por la ley para estadísticas del Ministerio de Justicia y del Derecho.

MEDIO PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

EL CENTRO DE CONCILIACION Y ARBITYRAJE COLOMBIA RESPONSABLE, una vez iniciadas las audiencias de lo correspondiente, dispondrá de manera verbal la autorización para el tratamiento de datos personales, realizar la grabación y la realización de las audiencias de manera virtual. De requerirlo se dispondrá de un formato para ser diligenciado por el titular del dato, en el cual se deje expresa la autorización de manejo de información. Nombre del documento: Instrucciones de servicio

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO.

La finalidad del tratamiento de los datos personales recopilados en las bases de datos que maneja EL CENTRO DE CONCILIAICON Y ARBITRAJE COLOMBIA RESPONSABLE, se fundamenta en:

• Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad de servicios propios.
• Gestión de cobranza y recaudo de las obligaciones contraídas por la prestación de alguno de los servicios.
• Encuesta para mejoramiento del servicio, verificaciones de trámites y consultas, así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones de nuestro objeto social.
• Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros clientes, usuarios, proveedores, aliados, y demás terceros relacionados directas o indirectamente con el objeto social.

PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de da datos de DEL CENTRO DE CONCILIACION y el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, deberá suministrar a éstos toda la información requerida.

PROCEDIMIENTO EN CASO DE RECLAMO DE INFORMACION:

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1587 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al área administrativa quien es el responsable del tratamiento, dicha solicitud deberá tener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DEBERES DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

El Responsable del Tratamiento, tiene los siguientes deberes:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
8. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
9. h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
10. i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
11. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
12. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
13. l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
14. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

Se refiere a las características y condiciones de sistemas de procesamiento de datos y su almacenamiento, para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

La seguridad de la información se realizará en cuatro fases a saber:

• Análisis: Se deberá analizar los mecanismos de protección de la información, su vulnerabilidad que lo debilitan y las amenazas que lo ponen en peligro, con el resultado de revelar su grado de riesgo.

• Clasificación: Determina si los riesgos encontrados y los riesgos restantes son aceptables.

• Reducción: Define e implementa las medidas de protección. Además, sensibiliza y capacita los usuarios conforme a las medidas.

• Control: Analiza el funcionamiento, la efectividad y el cumplimiento de las medidas, para determinar y ajustar las medidas deficientes y sanciona el incumplimiento. a. Suscripción de acuerdos de confidencialidad con los empleados.

1. Archivo físico con tabla de retención de las autorizaciones de consulta.
2. Respaldo magnético o en cloud de la información.

MEDIAS DE SEGURIDAD Y CONTROLES:

Para garantizar la seguridad de la información de las bases de datos se mantendrán las características de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Confidencialidad: dirigido a prevenir, detectar e impedir la revelación impropia de la información, mediante la asignación del administrador y los usuarios con restricciones.

Disponibilidad de la información: dirigida a la protección del sistema como restricción en el uso de equipos de los responsables de bases de datos, copias de seguridad para evitar pérdidas de información.

Integridad: dirigida a hacer un uso responsable y notificado de la información registrada en la base de datos.

ACTUALIZACION DE LA BASE DE DATOS CON EL FIN DE GARANTIZAR LA VERACIDAD DE LA INFORMACION:

El centro de Conciliación y Arbitraje,  actualizará la base de datos y estará atenta a la solicitud de actualización solicitada por el titular de los datos personales.

La fundación, como responsable del manejo de datos personales, estará atenta a las disposiciones normativas con el fin de cumplir el registro nacional ante el Ministerio de Justicia y del Derecho.

EL CENTRO DE CONCILIAICON Y ARBITRAJE COLOMBIA RESPONABLE, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos suministrados, con el fin de evitar adulteración, pérdida o consulta no autorizada o fraudulenta.

Para cumplimiento de lo anterior EL CENTRO DE CONCILIACION Y ARBITRAJE, se obliga a:

RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS

PERSONALES

EL CENTRO DE CONCILIACION Y ARBITRAJE COLOMBIA RESPONSABLE, será el responsable del tratamiento de los datos personales, por intermedio de la Dirección del Centro de Conciliación.

NIT: 901.208.008-7

DIRECTOR:

DOMICILIO Y DIRECCIÓN: Calle 72 No. 10-51 Piso Oficina 402

CORREO ELECTRÓNICO: [email protected] y [email protected]

TELEFÓNO: (571-) 3224854830

VIGENCIA.

La presente política rige a partir del 01 de enero de 2026.